Exporter les données de base vers Excel et les importer de Excel

Dès maintenant, il est possible d’exporter les données de base vers Excel et de les importer de nouveau de Excel. Ceci vous permet de vérifier et/ou de modifier dans Excel les données de base exportées et d’importer de nouveau les données adaptées / ajoutées dans JoPPS.

Exporter les données de base vers Excel

• Ouvrez le JoPPS Administrator et sélectionnez sous ‘Données’ le sous-tab ‘Maintenance’.

• Sélectionnez la base de données en question et cliquez l’icône ‘Exporter les données de base vers Excel’ pour exporter les données de la base de données sélectionnée. L’écran suivant apparaît:

• Ouvrez la case ‘Sélectionner tableau de données’ et sélectionnez y les données à exporter, par exemple Profilé produit. Notez que par fichier export un seul tableau de données peut être sélectionné.
  L’écran export apparaît avec tous les champs à exporter pour le tableau de données en question:

• Sélectionnez contenu:
  Définissez les champs à exporter en les cochant / décochant. Cliquez le bouton droit de la souris pour sélectionner / désélectionner tous les champs.
  Notez: les cases de sélection ayant un fond gris indiquent les champs clé et seront toujours exportés (impossible de les désélectionner).
• Exporter vers:
  Un répertoire standard est proposé, définissez un autre répertoire si vous le désirez. Tenez en compte que l’extension du fichier défini doit être .xls!
• Condition:
  Comme ailleurs dans Jadmin, vous pouvez définir ici une condition supplémentaire.  En cliquant le bouton droit de la souris, l’option ‘Info’ vous donne la notation interne du champ sélectionné à introduire dans le champ Condition. Notez que le champ ‘Condition’ est un champ obligatoire contenant par défaut la valeur “1” (= tout).

Notez:  Cliquez le bouton ‘Enregistrer’ pour enregistrer dans un fichier les paramètres définis pour le tableau de données en question. Le bouton ‘Restaurer’ vous permet de restaurer le fichier avec les paramètres enregistrés à chaque moment.

• Cliquez Ok pour exporter les données sélectionnées vers Excel. L’écran suivant apparaît: 

Le fichier Excel est créé et vous pouvez suivre le progrès de l’export.
Notez: Vous pouvez interrompre l’export en cliquant le bouton ‘Arrêter’. Le fichier Excel ne contiendra que les données exportées à ce moment.

Dès que l’export est fait, le fichier Excel en question est ouvert automatiquement. Vous y pouvez modifier les données exportées en utilisant toutes les fonctions Excel.

Modifier / ajouter les données de base dans le fichier Excel

Les données JoPPS exportées sont réparties entre les différentes feuilles (sheets). Les données principaux se trouvent dans la première feuille, les sous-données liées sont réparties entre les autres feuilles conformément aux différents tabs des écrans JoPPS.

Ajouter des données:

Vous pouvez ajouter des données en insérant des lignes supplémentaires dans la (les ) feuille(s) en question. Tenez en compte les choses suivants:

• Les clés champ (soit les colonnes à gauche affichées en gras) sont à introduire obligatoirement.
  
• En ajoutant des sous-données liées (soit les données sur la 2-ième, 3-ième feuille), il faut toujours reprendre les valeurs clé (= le(s) code(s)) des données principaux (= les données de la première feuille). Sinon, il n’y a pas de lien entre les données principaux et leurs sous-données et les sous-données en question ne seront pas tenues en compte :

• Certains champs ne sont pas à définir librement mais sont prévus d’une liste d’options (cfr. JoPPS):

Modifier données:

Vous pouvez changer des données, ou bien en entrant dans le champ une autre valeur ou bien en sélectionnant une autre option dans la liste d’option. Notez que toutes les fonctions Excel sont à votre disposition.
Faites attention:
Ne modifiez jamais les champs clé (= les champs à gauche en gras) sur la ligne originale. Pour modifier des champs code faites comme suit : copiez la ligne en question, modifiez le(s) code(s) sur la ligne copiée et supprimez la ligne originale comme décrit sous ‘Supprimer données’.

 
Supprimer données:

Supprimer des données se fait par la colonne ‘Delete’ :

Cliquez la ligne à supprimer et sélectionnez Oui dans la colonne ‘Delete’. La ligne en question est supprimée et les données concernées seront supprimées du fichier JoPPS lors de l’import . En cas des données principaux, l’enregistrement principal et tous ses sous-données liées sont supprimées. En cas des sous-données, les sous-données en question sont supprimées.
Notez: si vous supprimez une ligne en utilisant la fonction ‘Supprimer’ au lieu de par la colonne ‘Delete’, l’enregistrement en question est supprimé du fichier Excel mais ne sera pas supprimé du fichier JoPPS lors de l’import.

Importer les données de base de Excel

• Ouvrez le JoPPS Administrator et sélectionnez sous ‘Données’ le sous-tab ‘Maintenance’.

• Sélectionnez la base de données en question et cliquez l’icône ‘Importer les données de base de Excel’. L’écran suivant apparaît:

• Sélectionnez le fichier Excel à importer dans JoPPS et cliquez ‘Ouvrir’. L’écran suivant apparaît:

• Définissez comment les sous-données (= les données du 2ième feuille et feuilles suivantes) sont à importer dans JoPPS:
  • Cliquez Oui pour incorporer les sous-données importeés aux sous-données existants de la base de données . Ceci fait que les sous-données ajoutées au fichier Excel sont ajoutées dans JoPPS aux données existantes. En ce qui concerne les modifications faites dans le fichier Excel aux sous-données existantes, uniquement l’ information modifiée sera remplacée lors de l’import, toutes les autres informations dans la base de données JoPPS  seront gardées sans plus.
  • Cliquez Non pour remplacer intégralement les sous-données JoPPS existants par les sous-données définies / modifiées dans le fichier Excel. Ceci fait que les sous-données JoPPS existantes sont intégralement supprimées et remplacées par les sous-données importées du fichier Excel.
    Faites attention:
    L’option ‘Copier intégralement’ s’applique donc uniquement aux sous-données, soit les données de la 2ième, 3ième, …feuille du document Excel.
    Les données principaux, soit les données de la première feuille du document Excel sont toujours incorporées lors de l’import.
    Ceci signifie que les données principaux ajoutées au fichier Excel sont ajoutées dans JoPPS aux données principaux existantes. En ce qui concerne les modifications faites dans le fichier Excel aux données principaux, uniquement l’ information modifiée sera remplacée lors de l’import, toutes les autres informations dans la base de données JoPPS  seront gardées sans plus.
    

• Les données du fichier excel sont importées dans la base de données JoPPS. L’écran log vous donne –par feuille- une liste des enregistrements adaptées :