U kan de door TECHWIN Software standaard aangemaakte OFFER sjablonen wijzigen of eigen sjablonen maken, teneinde uw offertes volledig te verpersoonlijken. Dit moet slechts éénmalig gebeuren. Alvorens de bestaande OFFER sjablonen te wijzigen of eigen sjablonen aan te maken, is het belangrijk te weten volgens welke principes deze sjablonen zijn gedefinieerd:
Open in WORD de directory DATA/Common
Vermits sjablonen in Word worden aangemaakt met de extensie .dot, moet onderaan als bestandstype "Document sjablonen (*.dot)" geselecteerd zijn. U krijgt een overzicht van alle aangemaakte OFFER sjablonen:
Per taal zijn er 5 verschillende hoofdsjablonen OFFER gedefinieerd. De taal wordt weergegeven door een cijfer van 1 tot en met 4, waarbij 1 staat voor Nederlands, 2 voor Frans, 3 voor Duits en 4 voor Engels.
De 5 hoofdsjablonen die per taal gedefinieerd zijn, verwijzen naar de 5 verschillende klanttypes:
-
type particulier = PRIVATE sjabloon
-
type verkoper = SELLER sjabloon
-
type aannemer = CONTRACTOR sjabloon
-
type architect = ARCHITECT sjabloon
-
type leverancier = SUPPLIER sjabloon
In functie van de offerte taal die voor de klant in JoPPS is gedefinieerd en in functie van het gedefinieerde klanttype, zal bij het gegenereren van de offerte automatisch de overeenkomstige OFFER sjabloon geopend en gebruikt worden.
Als in JoPPS voor de klant als offerte taal Nederlands gedefinieerd is, en het gedefinieerde klanttype is Particulier, dan wordt bij het genereren van de offerte de overeenkomstige OFFER sjabloon OFFER1_PRIVATE.dot gebruikt. Heeft u in JoPPS voor de klant als offerte taal Frans gedefinieerd, en het gedefinieerde klanttype is Verkoper, dan wordt bij het genereren van de offerte de overeenkomstige OFFER sjabloon OFFER2_SELLER.dot gebruikt.
WIJZIGEN BESTAANDE SJABLONEN / AANMAKEN EIGEN SJABLONEN
Open in de DATA directory de gewenste hoofdsjabloon, bv. OFFER1_PRIVATE.dot:
De sjabloon bevat enerzijds vrije tekst, anderzijds informatie die wordt overgenomen uit JoPPS en op de overeenkomstige plaatsen in het Word document wordt ingevuld:
A Vrije tekst, die kan aangepast, verplaatst, uitgebreid of verwijderd worden zoals dit wordt gedaan voor elk ander Word document.
B Algemene project informatie, klantgegevens en eigen bedrijfsgegevens worden vanuit JoPPS gegenereerd en in het Word document geplaatst via de hiervoor gedefinieerde samenvoegvelden (mail merge velden).
C Offerte tekeningen en prijsinformatie worden vanuit JoPPS gegenereerd en in het Word document geplaatst via subsjablonen die als bladwijzer (bookmark) in de hoofdsjabloon gedefinieerd zijn.
Samenvoegvelden (mail merge velden)
Algemene projectinformatie zoals projectcode, reeks, uitvoering, vulling,…, klant informatie en eigen coördinaten worden vanuit JoPPS in het Word document gegenereerd via gedefinieerde samenvoegvelden, zijnde gecodeerde velden beginnend met << en eindigend met >>.
In bijlage vindt u een lijst van de beschikbare samenvoegvelden en de overeenkomstig gegenereerde project informatie.
Via knippen en plakken kan u de gedefinieerde samenvoegvelden verplaatsen, die velden die informatie bevatten die u niet op uw offerte wenst, kan u verwijderen. Indien gewenst, kan u extra samenvoegvelden toevoegen of de inhoud van bestaande samenvoegvelden wijzigen:
Extra samenvoegvelden (mail merge velden) toevoegen
bvb.: u wenst standaard in uw offerte ook de reeks te vermelden waarin het project is uitgevoerd:
Plaats de cursor daar in de sjabloon waar deze info moet toegevoegd worden (de betreffende info kan al dan niet voorafgegaan zijn door vrije tekst). Selecteer onder het hoofdmenu Invoegen (Insert) de optie 'Veld…'(Field). Volgend scherm verschijnt:
Selecteer in de kolom 'Categoriëen' links de optie 'Afdruk samenvoegen' (Mail merge) en in de kolom 'Veldnamen' de optie 'SamenvgVeld' (MergeField).
Zoek in de lijst in bijlage welk samenvoegveld staat voor de reeksinformatie en voeg dit samenvoegveld (mail merge veld) DSP_TEXT_SERIE toe in het invulveld.
Klik OK, het samenvoegveld is toegevoegd in onze sjabloon. De overeenkomstige reeksinformatie zal vanuit JoPPS gegenereerd worden en standaard op deze plaats in de offerte verschijnen.
Bestaande samenvoegvelden (mail merge velden) wijzigen
bvb.: u wil het in de sjabloon gedefinieerde samenvoegveld <<DSP_TEXT_FILL>>, zijnde de omschrijving van de glassoort, vervangen door het samenvoegveld <<DSP_TEXT_SERIE>>, zijnde de omschrijving van de reeks:
Selecteer in de sjabloon het veld <<DSP_TEXT_FILL>>, het veld wordt grijs, Klik de rechtermuistoets in het geselecteerde veld
Volgende popup menu verschijnt:
Selecteer de optie 'Andere veldweergave' (Toggle field codes), De volledige definitie van het samenvoegveld verschijnt.
Vervang FILL door SERIE en klik opnieuw de rechtermuistoets in het veld, het pop up menu verschijnt:
Selecteer in het popupmenu de optie 'Veld bijwerken' (Update field). Het samenvoegveld <<DSP_TEXT_FILL>> is vervangen door <<DSP_TEXT_SERIE>>. Vanuit JoPPS zal nu standaard hier in de offerte de reeksinformatie gegenereerd worden in plaats van de glassoort.
Subsjablonen gedefinieerd als bladwijzers (bookmarks) in de OFFER sjabloon
De offerteschetsen en de prijsinformatie betreffende het project, worden vanuit JoPPS in het Word document gegenereerd via subsjablonen die als bladwijzer (bookmark) in de OFFER hoofdsjabloon gedefinieerd zijn.
De gedefinieerde bladwijzers worden zichtbaar in de hoofdsjabloon indien in Extra, Opties, Tab Weergave de optie 'Bladwijzers'' aangevinkt is!
In de hoofdsjabloon OFFER zijn 4 subsjablonen als bladwijzers gedefinieerd:
BODY: deze subsjabloon bevat per groep de offerte schetsen en de bijhorende groepinformatie
Voorbeeld gegenereerde subsjabloon BODY:
EXTRAS: deze subsjabloon bevat de extra profielen, extra beslag en extra items, gedefinieerd op projectniveau
Voorbeeld gegenereerde subsjabloon EXTRAS:
SALDO: deze subsjabloon bevat de prijsinformatie voor het totale project
Voorbeeld gegenereerde subsjabloon SALDO:
OPTIONS: deze subsjabloon bevat de items die in JoPPS met Info ‘Optie’ gedefinieerd zijn.
Voorbeeld gegenereerde subsjabloon OPTIONS:
Door het verwijderen, verplaatsen, toevoegen van de bladwijzers in de hoofdsjabloon, bepaalt u of de overeenkomstige subsjablonen en hun informatie al dan niet in de offerte verschijnen en ook waar ze verschijnen. Open de betreffende hoofdsjabloon, bv. OFFER1_PRIVATE.dot en doe als volgt:
Selecteer onder Invoegen (Inserrt) de optie ‘Bladwijzer’(bookmark). Het scherm ‘Bladwijzer’ verschijnt. Het scherm bevat een overzicht van alle subjablonen die als bladwijzer gedefinieerd zijn voor de betreffende hoofdsjabloon:
Om te zien waar elk van de subsjablonen gedefinieerd is in de hoofdsjabloon, selecteert u de betreffende subsjabloon in het bladwijzer scherm, bv. BODY en klikt u ‘Ga naar’ (Go to). De cursor springt in de hoofdsjabloon naar de overeenkomstige bladwijzer.
Indien u bv. geen offerteschetsen en bijhorende groepinformatie wenst in uw offertes, selecteer dan BODY en klik ‘Verwijderen' (Delete). De overeenkomstige bladwijzer wordt verwijderd uit de hoofdsjabloon en de bijhorende informatie zal niet gegenereerd worden.
Om deze informatie opnieuw toe te voegen, vult u in het veld ‘Bladwijzernaam' (Bookmark name) BODY in en klikt u ‘Toevoegen' (Add). De bookmark wordt toegevoegd in de hoofdsjabloon, daar waar op dat moment de cursor staat.
Indien gewenst, kan u ook de layout en inhoud van de gedefinieerde subsjabloon zelf wijzigen.
Per offerte taal is er in de DATA directory voor de hoofdsjabloon OFFER één subsjabloon BODY, één subsjabloon SALDO, één subsjabloon EXTRAS en één subsjabloon OPTIONS gedefinieerd, ongeacht het klanttype. Net als voor de hoofdsjabloon, wordt de offerte taal weergegeven door een cijfer van 1 tot en met 4.
Wijzigen layout / inhoud subsjabloon BODY
Open in de DATA directory het bestand OFFER1_BODY.dot. voor het bekijken / wijzigen van de Nederlandstalige BODY subsjabloon:
De betreffende informatie wordt vanuit JoPPS gegenereerd via gedefinieerde bladwijzers. Indien gewenst kan u de layout en de inhoud van deze subsjabloon wijzigen, door de overeenkomstige bladwijzers te verplaatsen, te verwijderen of opnieuw toe te voegen:
Klik Bewerken, Bladwijzer (Bookmark) om te zien welke bladwijzers in de subsjabloon BODY standaard gedefinieerd zijn en voor welke informatie ze staan:
1 [1x] = het aantal identieke stuks , bladwijzer naam = ‘COUNT’
2 [A] = de groepscode, bladwijzer naam = ‘CODE’
3 [Omschrijving] = de groepomschrijving, bladwijzer naam = ‘DESC’
4 [ ] = aantal stuks + eenheidsprijs/groep, bladwijzer naam = ‘RATE’
Deze informatie wordt enkel gegenereerd indien in JoPPS, Instellingen,Resultaten, rapport JOfferte de optie ‘Eenheidsprijs per groep’ is geselecteerd!
5 [ ] = totaalprijs groep (aantal x eenheidsprijs), bladwijzer naam = ‘PRICE’
Deze informatie wordt enkel gegenereerd indien in JoPPS, Instellingen,Resultaten, rapport JOfferte de optie ‘Eenheidsprijs per groep’ is geselecteerd!
6 Deze tabel bevat de offerte schetsen en de bijhorende model informatie (modelomschrijving, breedte / hoogte, prijs model, …) die rechtstreeks vanuit JoPPS gegenereerd worden conform de manier waarop in JoPPS de Info voor het model en zijn elementen is gedefinieerd.
Eventuele wijzigingen in layout / informatie kan u doen in het gegenereerde Word document zelf, niet in deze sjabloon.
Wijzigen layout / inhoud subsjabloon SALDO
Open in de DATA directory het bestand OFFER1_SALDO.dot voor het wijzigen van de Nederlandstalige subsjabloon SALDO:
De betreffende informatie wordt vanuit JoPPS gegenereerd via gedefinieerde bladwijzers.
Indien gewenst kan u de layout en de inhoud van deze subsjabloon wijzigen door in de standaard tabel rijen te verplaatsen, te verwijderen of opnieuw toe te voegen. Bij het verwijderen van rijen met ongewenste informatie, zullen ook de overeenkomstige bladwijzers uit het bladwijzer scherm verwijderd worden.
Wil u rijen opnieuw toevoegen, dan moet u de overeenkomstige bladwijzer dus opnieuw definiëren.
Klik Bwerken, Bladwijzer (Bookmark) om te zien welke bladwijzers in de subsjabloon SALDO standaard gedefinieerd zijn en voor welke prijsinformatie ze staan:
Prijs [0,0]: de berekende verkoopprijs van het project.
-
Prijs is vrije tekst die standaard kan gewijzigd worden
-
[0,0] is het bedrag dat gegenereerd wordt via de bladwijzer ‘PRICE’
Korting[Vaste korting]% [0,0]: De korting indien voor het project gedefinieerd op projectniveau, Tab Prijs:
-
Korting is vrije tekst die standaard kan gewijzigd worden
-
[Vaste korting]% is het gedefinieerde percentage korting, gegeneerd via de bladwijzer ‘PREDUCTION’
-
[0,0] is het berekende kortingsbedrag, gegenereerd via de bladwijzer ‘REDUCTION’
[C1]% [0,0]: Coëfficiënt 1, zijnde de klantcoëfficiënt voor de klant gedefinieerd in Gegevens. Klant/Leverancier of in het project, tab Prijs.
Deze coëfficiënt zal enkel gegenereerd en getoond worden in de offerte indien in
Instellingen, Resultaten, Globaal voor het betreffende klanttype de opties ‘Berekeningswijze coëfficiënten: extern’ en Coëffciënt 1 extern toepassen: ja’ gedefinieerd zijn!
[C2]% [0,0]: Coëfficiënt 2, zijnde een vrije coëfficiënt, voor het project gedefinieerd op projectniveau, Tab Prijs.
Deze coëfficiënt zal enkel gegenereerd en getoond worden in de offerte indien in Instellingen, Resultaten, Globaal voor het betreffende klanttype de opties ‘Berekeningswijze coëfficiënten: extern’ en Coëffciënt 2 extern toepassen: ja’ gedefinieerd zijn!
-
[C2]% is het percentage toeslag of korting, gegenereerd via de bladwijzer ‘PC2’
Indien u in Instellingen, Resultaten, Globaal een omschrijving heeft ingevuld voor coëfficiënt 2, dan zal het gegenereerde percentage voorafgegaan worden door deze omschrijving.
-
[0,0] is het berekende bedrag voor coëfficiënt 2, gegenereerd via de bladwijzer ‘C2’
[C3]% [0,0]: Coëfficiënt 3, zijnde een vrije coëfficiënt, voor het project gedefinieerd op projectniveau, Tab Prijs.
Deze coëfficiënt zal enkel gegenereerd en getoond worden in de offerte indien in Instellingen, Resultaten, Globaal voor het betreffende klanttype de opties ‘Berekeningswijze coëfficiënten: extern’ en Coëffciënt 3 extern toepassen: ja’ gedefinieerd zijn!
-
[C3]% is het percentage toeslag of korting, gegenereerd via de bladwijzer ‘PC3’
Indien u in Instellingen, Resultaten, Globaal een omschrijving heeft ingevuld voor coëfficiënt 3, dan zal het gegenereerde percentage voorafgegaan worden door deze omschrijving.
-
[0,0] is het berekende bedrag voor coëfficiënt 3, gegenereerd via de bladwijzer ‘C3’
Netto prijs [0,0]: De berekende netto prijs voor het project.
-
Netto prijs is vrije tekst die standaard kan gewijzigd worden
-
[0,0] is het berekende netto bedrag, gegenereerd via de bladwijzer ‘NETTO’
BTW ([xxx]%) [0,0]: De BTW, voor de klant gedefinieerd in Gegevens.Klant/leverancier of in het project, Tab Prijs.
-
BTW is vrije tekst
-
([xxx]%]) is het gedefinieerde percentage BTW, gegenereerd via de bladwijzer ‘PTAX’
-
[0,0] is het berekend BTW bedrag, gegenereerd via de bladwijzer ‘TAX’
Totaal [0,0]: De berekende totaalprijs voor het project.
-
Totaal is vrije tekst die standaard kan gewijzigd worden
-
[0,0] is het berekend totaal bedrag, gegenereerd via de bladwijzer ‘TOTAL’
Wijzigen layout / inhoud subsjabloon EXTRAS
Open de DATA directory het bestand OFFER1_EXTRAS.dot voor het wijzigen van de Nederlandstalige subsjabloon EXTRAS:
Extra’s is vrije tekst die standaard kan gewijzigd worden.
In de tabel worden de extra’s, gedefinieerd voor het project op projectniveau, Tabs Extra beslag, Extra profiel en/of Extra items, rechtstreeks gegenereerd vanuit JoPPS.
Het is de INFO die u voor de extra elementen heeft gedefinieerd die bepaalt of het item al dan niet wordt uitgeschreven (aantal, omschrijving, lengte) en of zijn verkoopprijs al dan niet afzonderlijk op de offerte wordt vermeld.
Eventuele wijzigingen in layout / informatie kan u doen in het gegenereerde Word document, niet in deze subsjabloon.
Wijzigen layout / inhoud subsjabloon OPTIONS
Open in de DATA directory het bestand OFFER1_OPTIONS.dot voor het wijzigen van de Nederlandstalige subsjabloon OPTIONS:
Opties is vrije tekst die standaard kan gewijzigd worden.
In de tabel worden alle elementen en onderdelen van het project waarvoor INFO Optie werd gedefinieerd rechtstreeks gegenereerd vanuit JoPPS.
Eventuele wijzigingen in layout / informatie kan u doen in het gegenereerde Word document, niet in deze sjabloon.
OFFERTES REKENEN OP BASIS VAN GEWIJZIGDE OF EIGEN SJABLONEN
bvb.: heeft in de standaard gedefinieerde sjabloon OFFER1_PRIVATE.dot teksten en/of mail merge velden en/of subsjablonen Body, Saldo, Options, Extras gewijzigd zoals eerder beschreven.
U wenst dat bij het rekenen van de overeenkomstige offertes (type particulier, taal Nederlands) standaard de gewijzigde sjabloon wordt gebruikt. Doe dan als volgt:
Bewaar de gewijzigde standaard sjabloon, OFFER1_PRIVATE.dot onder een andere naam, bijvoorbeeld EIGENOFFER1_PRIVATE.dot.
Let op!
De verwijziging naar de taal (cijfer 1 tot en met 4) en naar het klanttype (PRIVATE, SELLER, CONTRACTOR, ARCHITECT, SUPPLIER) moet behouden blijven!
Herhaal indien van toepassing voor de OFFER sjablonen in de andere talen en voor de andere klanttypes, wetende dat voor alle klanttypes die u gebruikt en voor alle talen waarin u offertes rekent, een overeenkomstige hoofdsjabloon EIGENOFFER moet bestaan!
Definieer voor de nieuwe hoofdsjablonen EIGENOFFER de bijhorende subsjablonen BODY, SALDO, EXTRAS en OPTIONS, ongeacht of ze al dan niet gewijzigd zijn:
Open de subsjablonen OFFER1_BODY.dot / OFFER1_SALDO.dot, / OFFER1_EXTRAS.dot / OFFER1_OPTIONS.dot en bewaar ze als EIGENOFFER1_BODY.dot / EIGENOFFER1_SALDO.dot enz., zijnde de naam van de hoofdsjabloon, gevolgd door de taalcode (cijfer 1 tot en met 4), _ en de naam van de subsjabloon.
Herhaal indien van toepassing voor de subsjablonen in de andere talen, wetende dat voor alle talen waarin u offertes rekent de overeenkomstige subsjablonen BODY, SALDO, EXTRAS en OPTIONS moeten bestaan! .
Vervang in JoPPS, Instellingen Resultaten, rapport Jofferte het sjabloonbestand OFFER door de naam van de eigen sjabloon, in ons voorbeeld EIGENOFFER.
Bij het genereren van offertes zal, in functie van de gedefinieerde offerte taal en van het gedefinieerde klanttype de overeenkomstige sjabloon EIGENOFFER geopend en gebruikt worden.
Zoals u weet, is er per taal slechts 1 type BODY, 1 type SALDO, 1 type EXTRAS en 1 type OPTIONS subsjabloon gedefinieerd, ongeacht het klanttype.
Voor subsjablonen die qua inhoud en layout verschillen naargelang het gedefinieerde klanttype, doet u als volgt:
-
Selecteer de subsjabloon in de DATA directory, bv. EIGENOFFER1_SALDO.dot
-
Wijzig layout / inhoud zoals u dit wenst voor bijvoorbeeld klanttype ‘Particulier’Bewaar de gewijzigde subsjabloon als EIGENOFFER1_PRIVATE_SALDO.dot. Bij het genereren van een offerte type particulier, zal deze subsjabloon in de hoofdsjabloon EIGENOFFER gebruikt worden.
Indien er voor een klanttype geen eigen subsjabloon is gedefinieerd, wordt de ‘algemene’ subsjabloon EIGENOFFER1_SALDO gebruikt.
BIJLAGE
Overzicht beschikbare samenvoegvelden (mail merge velden) + hun overeenkomstige projectinformatie
|
Te definiëren samenvoegveld
|
Gegenereerde project informatie
|
|
Klant informatie
|
|
|
DSP_TEXT_CLIENT
|
Klantcode
|
|
DSP_TEXT_CONTACT
|
Contactpersoon
|
|
DSP_TEXT_STREET
|
Straatnaam
|
|
DSP_TEXT_ZIP
|
Postcode
|
|
DSP_TEXT_PLACE
|
Woonplaats
|
|
DSP_TEXT_COUNTRY
|
Land
|
|
DSP_TEXT_PHONE
|
Telefoonnummer
|
|
DSP_TEXT_TELEFAX
|
Faxnummer
|
|
DSP_TEXT_EMAIL
|
Email adres
|
|
DSP_TEXT_TAXNUMBER
|
BTW nummer
|
|
DSP_TEXT_ACCOUNT
|
Nummer bankrekening
|
|
DSP_TEXT_FUNCTION
|
Code klanttype
|
|
|
|
|
Project informatie
|
|
|
DSP_TEXT_CODE
|
Project code
|
|
DSP_TEXT_NAME
|
Project omschrijving
|
|
DSP_TEXT_ADDRESS1
|
Project adres lijn 1
|
|
DSP_TEXT_ADDRESS2
|
Project adres lijn 2
|
|
DSP_TEXT_ADDRESS3
|
Project adres lijn 3
|
|
DSP_TEXT_SERIE
|
Project reeks
|
|
DSP_TEXT_ACC
|
Uitvoering beslag voor het project
|
|
DSP_TEXT_PROFILE
|
Uitvoering profielen voor het project
|
|
DSP_TEXT_GLAZBEAD
|
Uitvoering glaslatten voor het project
|
|
DSP_TEXT_FILL
|
Omschrijving type glas
|
|
DSP_TEXT_BEGIN
|
Project datum
|
|
DSP_TEXT_PERIOD
|
Week van levering
|
|
DSP_TEXT_COST1
|
Omschrijving tijd 1
|
|
DSP_TEXT_COST2
|
Omschrijving tijd 2
|
|
|
|
|
Eigen bedrijfsinformatie
|
|
|
COMPANY
|
Naam bedrijf
|
|
STREET
|
Straatnaam
|
|
PLACE
|
Plaatsnaam
|
|
ZIP
|
Postcode
|
|
PHONE
|
Telefoonnummer
|
|
FAX
|
Faxnummer
|
|
EMAIL
|
Email adres
|
|
SMALLLOGO
|
Befrijfslogo (naam van de bitmap)
|
|
TAXNUMBER
|
BTW nummer
|
|
TRADEREGISTER
|
Handelsregister
|
|
REGISTRATION
|
Registratienummer
|
|
ACCOUNT
|
Bankrekening nummer
|