Tot op heden was een procedure voorzien om een model en alle bijhorende gegevens te exporteren om ze elders te importeren. Om uw gegevens nog eenvoudiger te kunnen onderhouden en actualiseren, kunnen voortaan ook specifieke sets van basisgegevens en hun gerelateerde records geëxporteerd en elders geïmporteerd worden. 

Exporteren van een set basisgegevens met al zijn onderdelen

• Ga naar het gegevensscherm waarvan u één of meerdere records wenst te exporteren, in ons voorbeeld Profiel Parameters.
• Selecteer de records die u wenst te exporteren en ga naar de tab ‘Speciaal;
• Klik de knop ‘Exporteren’, het scherm ‘Exporteren tabel’ verschijnt:
   

   

• Definieer welke records u wenst te exporteren. Indien u meerdere records heeft geselecteerd, dan is de optie ‘De geslecteerde records’ standaard aangevinkt. Klik de optie ‘Enkele het huidige record’ indien u enkel het actieve record wenst te exporteren, klik de optie ‘Alle getoonde records in de tabel’ om alle records uit het gegevensscherm te exporteren.
• Definieer of de gerelateerde records al dan niet mee moeten geëxporteerd worden via de optie ‘Inclusief gerelateerde records’. In ons voorbeeld gaan we alle gerelateerde records mee exporteren.
• Klik OK. Volgend scherm verschijnt:
   

   

• De geëxporteerde gegevens worden bewaard in een JL bestand. Als naam wordt standaard de naam van de gegevenstabel voorgesteld. U kan deze naam wijzigen indien gewenst.
• Klik ‘Opslaan’ om het JL bestand in kwestie te bewaren. De geselecteerde records en al hun gerelateerde records zijn geëxporteerd en kunnen elders geïmporteerd worden.
   Indien een vulling, een afwerking of een model wordt geëxporteerd waarvoor prijsinformatie gedefinieerd is in Gegevens prijs parameters, Prijs Standaard of Prijs tarief, dan wordt deze gerelateerde prijsinformatie mee geëxporteerd met de afwerking, vulling of model in kwestie.
• Samen met de geselecteerde records worden ook de gegevensbeheer instellingen mee geëxporteerd. Het betreft die instellingen die op dat moment gedefinieerd zijn in Bewerken – Instellingen – Gegevens, tab Beheer. Via deze instellingen wordt niet alleen bepaald welke velden geëxporteerd worden, maar is ook de mogelijkheid voorzien om de schetsinformatie mee te exporteren. Het beheer scherm werd hiervoor uitgebreid met de optie ‘Schetsen’ onderaan:

Deze instellingen + eventueel schetsinformatie worden als JLS bestand automatisch toegevoegd aan het JL bestand in kwestie.

Importeren van een set basisgegevens met al zijn onderdelen

• Ga naar het gegevensscherm waarin u één of meerdere records wenst te importeren, in ons voorbeeld Profiel Parameters.
• Ga naar de tab ‘Speciaal', klik de knop ‘Importeren’ en selecteer het JL bestand dat u wenst te importeren 
• Klik ‘Openen’, het volgend scherm verschijnt:
   

• Klik JA om de meegeleverde gegevensbeheer instellingen te gebruiken. Indien u bepaalde geëxporteerde velden toch niet wenst te importeren, dan kan u deze instellingen nog wijzigen alvorens de records effectief te importeren.
• Neen maakt dat niet de instellingen die mee geëxporteerd zijn met de data als basis worden genomen voor de import, maar wel de instellingen die in Bewerken – Instellingen, tab Gegevens, sub tab Beheer als standaard zijn gedefinieerd. U kan ook deze nog aanpassen alvorens de records effectief te importeren, hou er wel rekening mee dat velden die niet mee geëxporteerd zijn niet kunnen geïmporteerd worden, ook al zijn ze aangevinkt in uw eigen standaard scenario. Volgende dialoog verschijnt:

Alvorens de gegevens te importeren in uw basisgegevens tabellen, kan u kan bekijken welke nieuwe / gewijzigde gegevens aangeleverd zijn. U kan in dit scherm zelf nog bepalen welke records mogen overschreven worden en/of welke velden mogen gewijzigd worden tijdens de effectieve import.
De geêxporteerde records en alle records die hieraan gerelateerd zijn, zijn per gegevenstype ondergebracht in de verschillende tabs onderaan (Klant/Lev, Reeks, Profiel Parameters,…). U kan ze tab per tab wijzigen / bekijken.
De geëxporteerde profielrecords worden getoond in het zwart, het blauw of het rood:

• Een profielrecord dat in het zwart staat bevat geen wijzigingen tegenover het record zoals  u het zelf heeft in de eigen basisgegevens.
• Een profielrecord dat in het blauw staat is een nieuw record, het betreffende profiel bestaat dus nog niet in uw eigen basisgegevens.
• Een profielrecord dat in het rood staat is een gewijzigd record, bepaalde gegevens van het betreffende profiel zijn gewijzigd tegenover de informatie zoals ze in uw eigen basisgegevens bestaat voor het profiel in kwestie.
  De boxen ‘Archief’ aan de linkerkant en ‘Basisgegevens’ rechts bevatten de detailgegevens van het record dat in de bovenste box is geselecteerd, waarbij de linkerbox de geëxporteerde gegevens bevat en de rechterbox de detailgegevens van uw eigen basisgegevens.
  Ook hier worden de velden die niet gewijzigd zijn in het zwart getoond, de gewijzigde velden staan in het rood en de nieuwe velden in het blauw. U kan dus van elk gewijzigd record heel eenvoudig zien welke wijzigingen de leverancier u heeft bezorgd en welke velden er in uw basisgegevens zullen gewijzigd worden voor het geselecteerde record.
   
• Bepaal in de box bovenaan welke records (in ons voorbeeld profielen) moeten vergeleken en bijgewerkt worden. Standaard zijn alle nieuwe (blauwe) en de gewijzigde (rode) records aanvinkt om bij te werken. Wenst u dat een bepaald nieuw of gewijzigd profiel toch niet toegevoegd wordt aan uw eigen basisgegevens, vink het dan hier af.
• Bekijk (en wijzig indien gewenst) welke velden zullen vergeleken en bijgewerkt worden. Standaard zullen alle velden die aangevinkt zijn in de geëxporteerde gegevensbeheer instellingen vergeleken en bijgewerkt worden en zullen de eventuele wijzigingen (rode velden) en nieuwe gegevens (blauwe velden) dus geïmporteerd worden in uw eigen basisgegevens. Om te zien over welke velden het gaat en om eventuele wijzigingen te doen, doet u als volgt

• Klik  de knop ‘Instellingen’ onderaan, het scherm met de exportinstellingen zoals ze voor de gegevenstabel in kwestie door de gegevensverdeler zijn bepaald in het exportscenario verschijnt:

• De aangevinkte velden zijn door de verdeler mee geëxporteerd, de inhoud van deze aangevinkte velden zal tijdens het bijwerken vergeleken worden met de inhoud van deze velden in uw basisgegevens en eventuele wijzigingen zullen worden doorgevoerd.
• Vink indien gewenst die velden af die niet mogen vergeleken en bijgewerkt worden en druk Ok om te bevestigen. De afgevinkte velden worden bij het bijwerken overgeslagen en eventuele wijzigingen worden niet doorgevoerd in uw eigen basisgegevens.
• Het spreekt voor zich dat velden die niet zijn aangevinkt in dit scenario (en dus niet geëxporteerd zijn door de gegevensverdeler) ook niet zullen vergeleken en bijgewerkt worden. Het heeft dan ook geen enkele zin om zelf bijkomende velden aan te vinken. Doet u dit toch dan krijgen deze extra aangevinkte velden automatisch een default waarde toegekend.
• Klik de knop ‘Bijwerken’. Voor elk van de aangevinkte records in de box bovenaan worden de velden die onder de knop ‘Instellingen’ zijn aangevinkt vergeleken met de velden in uw basisgegevens. Gewijzigde velden worden aangepast en nieuwe records + nieuwe veldinformatie worden toegevoegd aan uw eigen basisgegevens. Dit geldt zowel voor de ‘basis’records als voor alle gerelateerde informatie als voor de logica voor het definiëren.

 Komt u in een gegevenstabel die u niet wenst bij te werken, klik dan de knop ‘Overslaan’, u komt automatisch bij de volgende gegevenstabel terecht.